Die Einrichtung von Veranstaltungsräumen ist eine verantwortungsvolle Aufgabe, der eine umfassende Planung vorhergeht. Denn Sie müssen verschiedene Aspekte berücksichtigen, damit das Event den gewünschten Erfolg bringt. Das gehört dazu.
Welchen Zweck hat die Veranstaltung
Wie Sie den Veranstaltungsraum einrichten und das Event organisieren, hängt vom Zweck der Veranstaltung ab. Eine Hochzeit hat andere Anforderungen an den Raum als etwa eine Konferenz, eine Vereinsversammlung oder ein Geschäftsmeeting. Eine Familienfeier braucht ein lockeres Ambiente und eine andere Akustik als ein Veranstaltungsraum für geschäftliche Angelegenheiten. Einen hohen Stellenwert nehmen die technische Ausstattung und die Bestuhlung ein.
Die Bedeutung der Akustik in Veranstaltungsräumen
Bei geschäftlichen Veranstaltungen wie Präsentationen, Konferenzen sowie Workshops ist die Akustik wichtig. Die beste Konferenz ist nichts wert, wenn die Redner nicht verstanden werden, weil es beispielsweise im Veranstaltungsraum hallt.
Ob ein Schallschutz perfekt ist, entscheidet die Auswahl der Materialien. Möchten Sie das Echo reduzieren, ist Akustikschaumstoff die richtige Wahl. Dieser saugt die Schallwellen wie ein Schwamm auf. Mineralwolle hat eine zweifache Wirkung. Sie dämmt den Schall und die Wärme. Schwerfolie in Decken und Wänden blockiert den Lärm. Eine flexible Lösung sind Akustikvorhänge. Sie werden als Ergänzung zu vorhandenen Maßnahmen eingesetzt. Selbst einfache Teppiche tragen dazu bei, Echos und Hintergrundgeräusche zu verringern.
Die Schallschutzmaßnahmen lassen sich mit verschiedenen Materialien harmonisch in den Raum integrieren. Beispiele dafür sind Akustikbilder und Deckensegel sowie Raumteiler und Pflanzen.
Der Einfluss der Bestuhlung auf die Akustik, den Komfort und die Funktionalität des Veranstaltungsraumes
Selbst die Bestuhlung nimmt durch das Material und die Anordnung Einfluss auf die Akustik. Stühle aus Metall oder glatte Kunststoffstühle eignen sich nicht für Veranstaltungsräume, denn sie reflektieren den Schall. Dies führt zu unangenehmen Echoeffekten. Die Folge ist, dass der Redner nicht mehr verstanden wird. Anders verhält es sich mit weichen Materialien wie Polsterungen und Textilien. Diese absorbieren den Schall.
Stellen Sie die Stühle zu nah aneinander, kann der Klang zwischen den Teilnehmern der Veranstaltung gefangen werden. Auch dies beeinflusst die Verständlichkeit. Lassen Sie deshalb dem Schall genügend Raum, sodass er sich gleichmäßig im Veranstaltungsraum verteilen kann. Zudem schafft eine leicht ansteigende Sitzanordnung bessere Voraussetzungen dafür, dass jeder Teilnehmer den Redner versteht.
Bestuhlungsarten
Welche Art der Bestuhlung die richtige ist, hängt von der Art der Veranstaltung ab. Dazu einige Beispiele: Die Blockbestuhlung eignet sich für Sitzungen und Konferenzen. Dabei stehen die Stühle rund um die rechteckigen Tische. Für Meetings und Sitzungen mit sechs bis zwölf Teilnehmern ist Boardroom eine mögliche Bestuhlungsart. Die Anwesenden sitzen rund um einen ovalen Tisch.
Die Bankettbestuhlung eignet sich für Hochzeiten und andere Feierlichkeiten. Dabei sitzen die Gäste mit sechs bis zwölf Personen an runden Tischen. Die Kabarettbestuhlung unterscheidet sich von der Bankettbestuhlung dadurch, dass die Tische zur Bühne hin unbestuhlt bleiben. Diese wird bei Kabaretts sowie bei Präsentationen und Gruppenarbeiten mit vielen Teilnehmern eingesetzt.
Finden Meetings und Diskussionsrunden mit vielen Teilnehmern statt, stellen die Veranstalter die Tische oft in der U-Form auf und bestuhlen diese ein- oder beidseitig. Die E-Form mit ein- oder beidseitiger Bestuhlung kommt für Feierlichkeiten infrage.
Keine Tische finden Sie bei der Theaterbestuhlung vor. Die Stühle stehen für Vorträge, Produktpräsentationen und Infoveranstaltungen versetzt in eine Blickrichtung. Dagegen stehen die Stühle bei der Reihenbestuhlung in Stuhlreihen hintereinander. Diese Art eignet sich für Vorträge, Präsentationen und Vorführungen. Die parlamentarische Bestuhlung ist eine Reihenbestuhlung, die mit Tischen ergänzt wird. Diese kommt bei Konferenzen und Tagungen zum Einsatz.
Tische und Stühle sollen so angeordnet werden, dass sie die Interaktion fördern und den Teilnehmern ausreichend Bewegungsfreiheit bieten.
Der Einfluss der Möblierung auf den Komfort und die Funktionalität
Die Möblierung entscheidet darüber, wie wohl sich die Teilnehmer der Veranstaltung fühlen. Sitzen diese auf harten und unbequemen Stühlen, ist der Spaß bald vorbei. Bequeme Stühle schaffen ein angenehmes Erlebnis.
Für Veranstaltungen sind Stapelstühle die gängige Form der Bestuhlung. Diese sind leicht und robust sowie flexibel einsetzbar. Zudem sparen sie Platz und sind für die häufige Verwendung konzipiert. Für lange Veranstaltungen eignen sich ergonomisch geformte Objekt- und Schalenstühle.
Die Beleuchtung schafft Atmosphäre
Bei der Einrichtung eines Veranstaltungsraumes entscheidet die Beleuchtung darüber, welche Stimmung er ausstrahlt. Welche Beleuchtungsart zum Einsatz kommt, entscheidet das Ziel der Veranstaltung. Geht es um einen formellen Anlass, eignet sich eine sanfte und gleichmäßige Beleuchtung am besten. Bei kreativen Veranstaltungen können mehrere Beleuchtungsarten vorkommen.
Die Atmosphäre lässt sich durch dimmbare Lichter und durch farbige LEDs beeinflussen. Eine indirekte Beleuchtung hebt bestimmte Bereiche hervor. Zudem kann natürliches Licht zu einer angenehmen Umgebung beitragen. Deshalb erlangen Fenster und deren Platzierung Bedeutung bei der Planung der Einrichtung von Veranstaltungsräumen.
Die technische Ausstattung
Für eine vielfältige Nutzung des Veranstaltungsraumes sollte dieser viele Steckdosen besitzen und über eine stabile WLAN-Verbindung verfügen. Zudem braucht der Raum eine leicht bedienbare, zuverlässige, moderne audiovisuelle Infrastruktur mit Projektoren und Lautsprechern.
Die Dekoration des Veranstaltungsraumes
Die Dekoration sollte zur Veranstaltung passen und möglichst das Thema widerspiegeln. Eine ansprechende Umgebung schaffen Sie mit Kunstwerken, themenbezogenen Elementen und Blumen. Grünpflanzen bringen Leben in den Veranstaltungsraum und verbessern die Luft. Achten Sie jedoch darauf, den Raum nicht zu überladen, damit er einladend wirkt.
Barrierefreiheit, ein wichtiges Kriterium bei der Einrichtung von Veranstaltungsräumen
Veranstaltungen müssen allen Menschen zugänglich sein. Das bedeutet für Sie, dass Sie bei der Einrichtung der Räume die Barrierefreiheit von Anfang an berücksichtigen sollten. Diese schaffen Sie mit breiten Eingängen und Fluren. Zudem brauchen Sie Rampen und Aufzüge, wenn der Veranstaltungsraum in einer höheren Etage liegt. Überdies müssen die Sanitärräume eingeschränkten Personen zugänglich sein und ausreichend Sicherheit bieten.
Zusätzlich brauchen Sie Stühle mit Armlehnen, die es den eingeschränkten Menschen erlauben, sicher aufzustehen. Diese sollten auch genügend Bewegungsfreiheit bieten. Stellen Sie zudem Tische in geeigneter Höhe für Rollstuhlfahrer bereit.
Informationen – gleich ob digital oder in Papierform – sollten für alle Benutzer leicht zu erfassen sein. Zusätzlich brauchen Sie eine klare, gut lesbare Beschilderung. Zudem können Sie die Barrierefreiheit durch Dolmetscherdienste sowie durch Induktionsschleifen für Hörgeschädigte ergänzen.